‍

Forberedelsen og gjennomføringen av generalforsamlinger kan by på utfordringer for store og små selskaper. Prosessen styres av en rekke saksbehandlingsregler for innkallingen, møteform, signeringen og ledelse av møtet. Ofte ønsker selskaper større fleksibilitet og effektivitet enn det reglene for “alminnelige” generalforsamlinger kan tilby. For små selskaper med få aksjonærer er det særlig viktig å ha denne fleksibiliteten, og da er forenklet generalforsamling et godt alternativ.

‍

Hvilke krav gjelder? 

Forenklet behandling av saker i generalforsamlingen skjer uten å følge kravene i aksjeloven §§ 5-8 til 5-16. Disse bestemmelsene stiller krav til den praktiske gjennomføringen av møtet, innkallingen, møteledelse, aksjeeiernes rettigheter og signering av protokoll. 

En forenklet generalforsamlingsbehandling kan gjennomføres hvis følgende krav er oppfylt.

1. Mulighet for aksjeeierne til å delta i behandlingen av saken.

Saken kan kun behandles ved forenklet generalforsamling hvis det kan skje på en betryggende måte. Betryggende behandling kan skje uten at aksjonærene fysisk møter ved sirkulasjon av dokumenter, gjennom elektroniske hjelpemidler eller gjennom video- og telefonmøter. 

En betryggende behandling er også avhengig av en rimelig frist for deltakelse og stemmegivning. Ettersom forenklet generalforsamling ikke følger kravet om innkalling en uke før møtet, så kan fristen være kortere enn dette. Vi anbefaler en frist på minimum tre dager, men dette må avgjøres konkret for hvert enkelt selskap (bl.a. med utgangspunkt i antall aksjonærer, kommunikasjonsform m.v.).‍

‍

2. Mulighet for styremedlemmer og daglig leder til å uttale seg om saken.‍

I likhet med aksjonærene skal styremedlemmer og daglig leder få anledning til å uttale seg om behandlingsmåten. Disse kan kreve at behandlingen følger de alminnelige reglene og da skal forenklet generalforsamling avvikles. Fristen for svar vil være den samme fristen som gis aksjonærene. ‍

‍

3. Styreleder eller møteleder må føre protokoll. ‍

Som minimumskrav må protokollen inneholde:

• At saken behandles etter reglene om forenklet generalforsamling 
• Beslutningen, inkludert avgitte stemmer for og imot avgjørelsen. Hvis relevant, skal også andel aksjekapital av avgitte stemmer føres. 
• Fortegnelse over møtende aksjeeiere. 
• Dato og tidspunkt og signering av protokollen. 

Protokollen skal dateres og signeres av styrets leder eller møteleder og sendes til samtlige aksjeeiere.

‍‍

4. Ingen aksjeeiere motsetter seg formatet for forenklet generalforsamling. 

Kravet til at samtlige aksjeeiere ikke motsetter seg behandlingsformen innebærer at alle aksjeeierne forespørres om forenklet behandling av en sak og gis anledning til å motsette seg denne behandlingen. Det er likevel ikke et krav om at den enkelte aksjonær aktivt må samtykke til behandlingen. Ofte vil selskapet dermed legge til grunn at manglende svar på behandlingsmåten oppfattes som om aksjeeiere er enig i behandlingen.

For å sørge for at dette skjer på en betryggende måte må aksjeeierne ha tilstrekkelig tid til å motsette seg behandlingsmåten. Fristen er ikke fastslått i aksjeloven, men en rimelig frist vil være på et par dager.  

En skjematisk fremstilling av kravene i aksjeloven for alminnelig og forenklet generalforsamling:

Vi hjelper deg på vei!

Med Caplist kan du gjøre prosessen med forenklet generalforsamling enda smidigere. Vår plattform inneholder en komplett løsning der du får tilgang til kvalitetssikrede maler, påminnelser om juridiske krav og frister, samt digital stemmegivning som sørger for at du får en sikker og effektiv gjennomføring av din forenklede generalforsamling. 

Har du spørsmål til gjennomføringen av en forenklet generalforsamling så ta kontakt med oss!