I takt med den økte digitalisering brakt ved korona-pandemien har myndighetene oppfordret til økt bruk av digitale generalforsamlinger. Muligheten til å delta digitalt på generalforsamlingen og avgi forhåndsstemme for aksjeeiere har vært lovfestet siden 2013 i aksjeloven, men først i 1. juni 2021 ble digitalt møte likestilt med fysisk møte. For mer detaljert informasjon om denne endringen se denne artikkelen.
Digitale generalforsamlinger har fått økt popularitet og tilslutning ettersom mange har sett fordelene ved digitaliseringen. Digitale generalforsamlinger har ført til økt tilgjengelighet for selskapsdeltakerne, samt vært tids- og ressursbesparende for selskapet. Den digitale gjennomføringen har også økt sikkerheten og åpenheten knyttet til generalforsamlinger.
Denne artikkelen er laget for å gi en oversikt over sentrale juridiske og praktiske aspekter som bør vurderes i forkant av en digital generalforsamling. Fokuset vil være på reglene for aksjeselskaper, men siden lovgivningen i stor grad samsvarer på dette feltet vil artikkelen være et godt utgangspunkt for andre selskapsformer også.
Hva sier loven?
Digital deltakelse:
Aksjeloven likestiller digital og fysisk møteform. Aksjeeieren kan altså velge om de ønsker å møte opp fysisk til generalforsamlingen eller delta ved hjelp av elektroniske hjelpemidler slik som Zoom, Teams eller andre video-og-telefonløsninger. For andre deltakere av generalforsamlingen slik som styreleder, daglig leder og møteleder er det fortsatt krav om fysisk oppmøte dersom møtet holdes fysisk. Disse har altså ikke rett til å delta ved elektroniske hjelpemidler i denne situasjonen. Vedtas det digitalt møte kan de selvsagt delta digitalt.
Forhåndsstemme:
For at aksjonærene skal kunne forhåndsstemme må denne retten være vedtektsfestet for det enkelte selskap. Vedtektsfestes ikke retten, vil aksjonærene være avskåret fra å avgi forhåndsstemme. Vi i Caplist anbefaler at denne retten vedtektsfestes da den både er praktisk og tids- og ressursbesparende. Ved å gjennomføre din neste generalforsamling på Caplist vil du få tilgang til en kvalitetssikret juridisk mal for hvordan ditt selskap kan vedtektsfeste forhåndsstemmegivning.
Gjennom Caplist kan du enkelt og hurtig få på plass retten til forhåndsstemme gjennom vår funksjon for forenklet generalforsamling.
Hvordan gjøres dette i praksis?
Tekniske krav:
Dersom selskapet ønsker å holde generalforsamlingen elektronisk, skal styret påse at systemene som benyttes til gjennomføringen sikrer lovens krav til generalforsamlingen. De tekniske kravene som loven stiller er at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en “betryggende måte”, herunder en “betryggende metode” for autentisering av stemmegiver.
Hva som anses “betryggende” avhenger av det enkelte selskap. Sentralt er sikring av konfidensialitet, integritet og tilgjengeligheten av dataene fra generalforsamlingen. Dette forutsetter implementering av autentiseringsprosesser for identifisering av aksjonærer og deres stemmegivning, samt robust nettverks- og systemsikkerhet for ivaretakelsen av forsamlingens data. For det førstnevnte vil To-faktor-autentisering være tilstrekkelig for å oppfylle kravet. For det sistnevnte kreves det en konkret vurdering av ulike nettverks- og sikkerhetssystemer.
Gjennomfører du generalforsamlingen din digitalt gjennom Caplist kan du være sikker på at de tekniske kravene til gjennomføringen er oppfylt. Vi benytter oss av to-faktor-autentisering samt nettverks- og systemsikkerhetsmekanismer som ivaretar integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet av dine data.
Innkallingen:
Når det tekniske er på plass gjenstår det kun å sende innkallingen til generalforsamlingen. I innkallingen skal selskapet angi tid og sted for møtet og opplysninger om fremgangsmåten for deltakelse og stemmegivning dersom generalforsamlingen avholdes digitalt. Innkallingen må være sendt minst èn uke før møtet holdes, med mindre vedtektene har en annen frist.
Gjennomfører du generalforsamlingen gjennom Caplist, vil du få tilgang til juridiske maler, autogenerert innkalling og protokoll. Gjennom vår plattform vil du alltid kunne gå tilbake og se digital historikk over stemmegivning og gjennomføring.
.svg)
.jpeg)
